PANDUAN MENULIS SURAT RASMI

Panduan ini adalah untuk surat-surat yang ditujukan kepada pihak Kerajaan/GLC sahaja:

Cara menulis surat rasmi:

1. Nama dan Alamat Pengirim :   

1.1   Nama pengirim ialah nama jabatan atau pejabat.

1.2   Lambang Kerajaan Malaysia diletakkan di sebelah kiri alamat pengirim.

1.3   Jarak nama dan alamat pengirim dari atas ialah “3 cm”.

1.4   Jarak nama dan alamat pengirim dari tepi ialah “2 cm”.

1.5   Pada akhir setiap baris hendaklah diletakkan tanda koma  “, “.

1.6   Pada baris akhir diletakkan tanda noktah “ . “.

1.7  Hendaklah dibuat satu garisan panjang melintang muka surat di bawah nama dan alamat pengirim iaitu dengan jarak “Langkau Dua”.

1.8   Nama dan alamat pengirim boleh ditulis dengan huruf besar.

2. Nombor Telefon dan Faks:

    2.1 Hendaklah ditulis di sebelah kanan bertentangan dengan baris akhir alamat

          pengirim.

.

3. Nama dan Alamat Penerima:

    3.1 Nama dan alamat penerima ditulis dengan langkau dua di bawah garis lintang

          dan sama lajur dengan nama dan alamat pengirim.

    3.2 Nama penerima hendaklah ditulis dengan lengkap termasuk gelaran dan

          pangkat.

           Contoh:

(i)                   Yang Berbahagia Profesor Tan Sri Datuk Dr. Haji

(ii)                 Yang Berbahagia Tan Sri

(iii)                Yang Amat Berhormat Dato’ Sri

    3.3 Di bawah nama penerima hendaklah ditulis nama jawatan dan dikuti dengan

          alamat pejabat.

    3.4 Rujukan kehormat hendaklah ditulis bersesuaian dengan kedudukan atau

          pangkat.

         Contoh :                                              

Y.A.B. Dato’ Sri Haji Mohd Najib bin Tun Haji Abdul Razak

Perdana Menteri Malaysia Dan Menteri Kewangan

Kementerian Kewangan Malaysia

Kompleks Kementerian Kewangan

No. 5, Persiaran Perdana, Presint 2

Aras 12, Blok Tengah

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan

62592 Putrajaya

11.2Pada hujung baris diletakkan tanda koma.

11.3 Baris akhir alamat penerima hendaklah diletakkan tanda noktah .

11.4Sekiranya surat tersebut dikirimkan melalui ketua penerima ,hendaklah ditulis

“ Melalui dan salinan:”. Jaraknya ialah langkau dua di bawah alamat penerima.

Contoh :

En. Yunos bin Husin,

Penyelia Pendidikan Daerah,

Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Kangsar,                      (Penerima)

33000 Kuala Kangsar,Perak.

Melalui dan salinan:

Pegawai Pendidikan Daerah,

Pejabat Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Kangsar,        (Ketua Penerima)

33000 Kuala Kangsar,Perak.

11.5Sekiranya surat tersebut dikirimkan kepada penerima melalui ketua pengirim, hendaklah ditulis “Melalui dan salinan:”. Jaraknya ialah langkau dua di bawah alamat penerima.

Contoh : BDSB menulis surat kepada Pengarah Cawangan Pendidikan Dan Pengajian Tinggi JKR melalui Ketua Pengarah JKR Malaysia.

Pengarah                                                                              (Penerima)

CawanganPendidikan Dan PengajianTinggi,

IbuPejabat JKR Malaysia,

Tingkat 23, Maju Tower, PetiSurat 10-02,

1001, Jalan Sultan Ismail,

50250 Kuala Lumpur

(U/P : Y.Bhg. Tuan Shahruddin bin Shahril)

Melalui dan salinan:

Ketua Pengarah Kerja Raya Malaysia                            (Ketua Pengirim)

                Ibu Pejabat JKR Malaysia

                Jalan Sultan Salahuddin

50582 Kuala Lumpur

4. Nombor Rujukan:

     4.1 Nombor rujukan surat ditulis di sudut kanan, langkau satu di bawah garis

           lintang.

     4.2 Nombor rujukan penerima ditulis di sebelah atas dan diikuti dengan nombor

           rujukan pengirim di bawahnya.

5. Tarikh :

       5.1 Tarikh hendaklah ditulis di sebelah kanan muka surat pada baris yang sama

             dengan baris akhir alamat penerima.

5.2 Hari bulan ditulis dalam bentuk angka,nama bulan dieja penuh dengan huruf

       besar atau kecil dan tahun ditulis penuh dengan angka.

6. Untuk Perhatian:

       6.1 Untuk perhatian ditulis dalam kurungan . Boleh ditulis dengan frasa penuh atau

             dalam bentuk akronim.

     (Untuk perhatian: Jurutera Daerah, JKR Daerah Rembau)

                                  atau

     (u.p. : Jurutera Daerah, JKR Daerah Rembau )

7. Perkataan Menghadap Surat:

     Iaitu panggilan (sapaan) atau rujukan kehormat kepada penerima.

1.1     Panggilan ini mesti sesuai dengan darjat,pangkat, gelaran dan jantina penerima.

Contoh :

Yang Berbahagia

Yang Berhormat,

Yang Mulia,

Yang Berhormat Mulia,

Tan Sri,

Dato’,   atau Datuk,

Tuan,  atau Puan,

 Catatan: Sapaan bagi ketua jabatan tidak terikat kepada jantina.Contohnya

               sapaan “tuan” boleh digunakan bagi ketua jabatan lelaki atau

               perempuan. Begitu juga sapaan kepada penerima yang umum

               digunakan sapaan “tuan”.

1.2     Panggilan menghadap surat ini hendaklah ditulis dengan langkau dua di bawah nama dan alamat penerima dan selajur dengan alamat penerima.

1.3     Letakkan tanda koma “ ,” di hujungnya.

8. Perkara atau Tajuk Surat:

     8.1 Ditulis dengan langkau dua di bawah perkataan menghadap surat iaitu selajur

           dengan nama dan alamat pengirim serta penerima.

     8.2 Tajuk surat hendaklah tepat,ringkas dan padat serta dapat membayangkan

            kandungan surat.

     8.3 Huruf pertama pada setiap perkataan hendaklah ditulis dengan huruf besar dan

           digariskan.

     8.4 Jika tajuk surat  lebih daripada satu baris, hanya baris terakhir digariskan.

     8.5 Tajuk surat tidak perlu diletakkan noktah.

            Contoh:

UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA

PEMBINAAN TEMPAT LETAK KERETA BERTINGKAT DI PPUKM, CHERAS

Per  :  Rayuan Penggunaan ‘Contigous Bore Pile’ (CBP) Sebagai

                          Arahan Perubahan Kerja (Variation of Works)

9. Pemerengganan: 

      9.1 Perenggan pertama atau pembuka surat ditulis dengan langkau dua di bawah

            tajuk  dan dimulakan selajur dengan tajuk,nama dan alamat pengirim dan

            penerima.

      9.2 Perenggan pertama tidak dinomborkan dengan nombor “1” tetapi jika ada

            pecahan maklumat yang hendak disampaikan boleh gunakan pecahan berikut:

            1.1

            1.2

            1.3 … dan seterusnya.

      9.3 Perenggan kedua dan seterusnya dinomborkan dengan angka dan noktah.

     9.4 Jarak antara satu perenggan dengan perenggan yang lain ialah langkau dua.

     9.5 Bagi perenggan yang mempunyai pecahan hendaklah digunakan pecahan :

           2.1

           2.2

           2.3 … dan seterusnya.

           Jika ada pecahan seterusnya gunakan huruf ( abjad)

           (a)

           (b)

           (c) … dan seterusnya.

10. Penutupan  Surat : 

.

       10.1 Penutupan surat rasmi hendaklah ringkas,tepat dan sesuai dengan tujuan

               atau hasrat surat tersebut dan tiada nombor.

       10.2 Penutupan surat rasmi terdapat tiga penanda wacana dan cogan kata iaitu:

1. Penanda Antisipasi
2. Penanda  Penamat
3. Cogan Kata
4. Penanda Akuan atau Rujukan Diri

1.1      Contoh Penanda Antisipasi :

1. Kerjasama tuan dalam hal ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan ribuan  terima kasih.

1. Atas jasa baik tuan mempertimbang permohonan ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan jutaan terima kasih.

1. Kesudian tuan melapangkan masa bagi menerima jemputan kami amatlah disanjung tinggi dan didahului dengan ucapan jutaan terima kasih.  .

1.2       Contoh Penanda Penamat:

1. Sekian terima kasih.
2. Sekian.
3. Sekian untuk perhatian dan makluman tuan.

1.3      Contoh Cogan Kata: Ditulis dengan huruf besar dalam kata petik (“ ”)

“MERIT OF EXCELLENCE IN CLIENT’S SATISFACTION”

“EVERYONE NOW CAN BE A MILLIONAIRE”

“KNOWLEDGE IS A TREASURE THAT WILL FOLLOW ITS OWNER EVERYWHERE”

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

1.4       Contoh Penanda Akuan atau Rujukan Diri:

1. Yang benar,
2. Ikhlas,

1.5      Di hujung kata akuan hendaklah diletakkan tanda koma “,”

1.6      Kata akuan ditulis sebelah kiri selajur dengan penutupan dengan jarak langkau dua di bawah cogan kata.

.

11. Tandatangan dan Nama Pengirim:

                11.1        Tandatangan diturunkan di bawah  Penanda Akuan.

11.2        Di bawah tandatangan ditulis nama penuh pengirim dengan huruf besar dan

                      diletakkan dalam kurungan .Di bawahnya ditulis nama jawatan dan perkataan

                      “bagi pihak”  ketua jabatan jika berkaitan.

11.3        Tidak boleh tulis kata sapaan sebelum nama seperti Encik,Tuan, Yang

                      Berhormat, Yang Mulia dan lain-lain lagi.

11.4        Perkataan “bagi pihak” biasanya ditulis dalam akronim “ b.p.”

11.5        Di bawah jawatan tidak perlu letak alamat pejabat.

12.Salinan Kepada :

   12.1 Sekiranya perlu dikirimkan salinan surat tersebut kepada pihak lain,tuliskan

           dalam jarak langkau dua di bawah nama pengirim.

1. Jika salinan surat untuk edaran dalaman dan jabatan yang sama ,nama

                penerima tidak perlu dituliskan alamat penuh.

            Contoh:

            s.k. :

1. Ketua Pengarah JKR Malaysia.
2. Jurutera Daerah, JKR Daerah Rembau.

1. Jika salinan surat untuk dihantar kepada pihak lain di luar jabatan

      hendaklah ditulis nama penerima dan beralamat penuh.

       Contoh:

       s.k. :

Pengarah JKR Negeri Sembilan,

Jabatan Kerja Raya Negeri Sembilan,

Jalan Dato’ Hamzah,

70990 Seremban,Negeri Sembilan

1. Di bawah “salinan kepada “boleh juga dituliskan arahan-arahan

           tertentu.

  Contoh:

                                s.k.

                                                Jurutera Daerah

                                                Jabatan Kerja Raya Daerah Rembau

                                                20020, Rembau

                                                Negeri Sembilan

–          Disertakan senaskah laporan bulan Jun 2014 Projek SMT Rembau

13. Penulisan Muka Surat:

      Ditulis di hujung sebelah kanan atau di bahagian tengah.Sebaiknya ada

      penanda sambungan di muka surat  sebelah sekiranya ada sambungan.